한 익명의 글로벌 바이오 기업은 Planisware를 도입해 분산된 프로젝트 관리 환경을 통합하고 실시간 데이터 기반 운영 체계를 구축함으로써 일정 지연과 비용 증가 문제를 효과적으로 해결했습니다. 이를 통해 프로젝트 가시성과 운영 효율을 크게 개선하고, 자원 활용을 최적화하여 혁신적인 치료제를 보다 신속하게 개발·출시할 수 있는 기반을 마련했습니다.
몇 년 전, 세계적인 바이오 기업 중 하나는 점점 더 심각해지는 문제에 직면하게 되었습니다. 회사는 빠르게 성장하고 있었고, 그에 따라 신약 개발 프로젝트의 규모와 복잡성도 함께 증가하고 있었습니다. 그러나 그들의 기존 도구(Microsoft Excel과 Microsoft Project)는 이러한 변화에 점점 대응하지 못하기 시작했습니다. 한때는 충분했던 이 도구들이 이제는 오히려 주요한 장애물로 작용하게 된 것입니다.
그동안 관리 가능했던 업무 규모는 점점 통제를 벗어나기 시작했습니다. 일정은 제대로 관리되지 않았고, 프로젝트는 지연되기 시작했으며, 팀은 자원 현황을 파악하는 데 어려움을 겪었습니다. 중앙 집중화된 시스템이 없었기 때문에 정보는 곳곳에 흩어져 있었고, 의사결정은 늦어졌으며, 무엇보다 비용이 계속 증가하고 있었습니다. 이는 단순한 불편을 넘어, 기업의 혁신 역량과 환자에게 생명을 구하는 치료제를 적시에 제공하는 능력 자체를 위협하는 수준에 이르렀습니다.
이러한 영향은 조직 전반에 걸쳐 나타났습니다. 프로젝트 관리자는 여러 출처의 데이터를 하나로 맞추는 데 대부분의 시간을 보내야 했고, 팀원들은 우선순위와 일정에 대한 명확한 기준 없이 업무를 진행해야 했습니다. 하나의 지연은 연쇄적인 영향을 낳아 전체 일정이 밀리고 예산 부담도 커졌습니다. 상황은 점점 악화되었고, 기존의 프로젝트 관리 방식으로는 더 이상 버틸 수 없다는 점이 분명해졌습니다.
“스프레드시트로 프로젝트를 관리하는 것은 슬리퍼를 신고 마라톤을 뛰는 것과 같았습니다. 우리가 감당해야 하는 규모에서는 전혀 맞지 않는 방식이었습니다.”
회사가 지속적으로 성장하고 혁신적인 치료제를 개발하기 위해서는 빠른 변화가 필요했습니다. 상황은 매우 시급했고, 조직의 요구를 뒷받침할 수 있는 보다 효율적인 시스템의 필요성은 분명해졌습니다. 이제는 프로젝트와 자원을 다시 통제할 수 있도록 도와줄 새로운 해법이 필요한 시점이었습니다.
전환의 시작
그때 Planisware 도입을 결정하게 되었습니다. 이는 단순한 시스템 교체가 아니라, 증가하는 업무를 관리하는 방식을 근본적으로 바꾸는 변화였습니다. 더 높은 안정성, 명확한 가시성, 그리고 전반적인 운영 효율 향상이 목표였습니다.
“Planisware를 통해 모든 프로젝트와 자원을 하나의 시스템에서 관리할 수 있게 되었습니다. 단순한 추적 도구를 넘어, 보고 체계도 개선되었고 기존 시스템과도 자연스럽게 연동되었습니다.”
Planisware는 빠르게 운영의 핵심 시스템으로 자리 잡았습니다. 이제 팀은 업무를 보다 효율적으로 정리하고, 일정과 자원을 실시간으로 관리하며, 문제가 커지기 전에 사전에 식별할 수 있게 되었습니다. 이러한 선제적 접근은 프로젝트가 계획대로 진행되도록 하고, 자원을 효율적으로 활용하게 하며, 궁극적으로는 환자에게 치료제를 더 빠르게 제공할 수 있도록 돕고 있습니다.
빠르게 나타난 실질적인 성과
Planisware 도입은 단순한 업그레이드가 아니라, 업무 방식 자체를 바꾼 전환점이었습니다.
“느리고 수작업 중심이던 프로세스에서 벗어나, 실시간 협업이 가능한 자동화된 워크플로우로 전환되었습니다. 일정 관리부터 자원 배분까지 모든 것이 자연스럽게 연결되기 시작했습니다.”
다음과 같은 변화가 있었습니다.
- 실시간 데이터 기반 의사결정
이제 경영진은 실시간 데이터를 기반으로 빠르게 전략적 의사결정을 내릴 수 있습니다.
“Planisware를 통해 확보한 가시성은 매우 뛰어납니다. 모든 프로젝트를 한눈에 확인할 수 있고, 흐름을 파악해 전략을 조정하거나 자원을 실시간으로 재배치할 수 있습니다.” - 프로젝트 및 자원 관리 고도화
프로젝트 일정이 보다 명확해졌고, 적합한 인력이 적합한 업무에 배치되면서 생산성이 향상되고 대기 시간은 줄어들었습니다.
“마치 프로젝트를 안내해 주는 내비게이션을 갖게 된 것 같습니다. 수요와 공급을 정확하게 맞출 수 있습니다.” - 보고 및 분석 역량 강화
Tableau와 OnePager 같은 도구와의 연계를 통해 방대한 데이터를 명확하고 실행 가능한 인사이트로 전환할 수 있습니다.
“핵심 마일스톤을 실시간으로 추적할 수 있는 디지털 분석 환경을 구축했습니다. 병목을 사전에 파악하는 데 큰 도움이 되고 있습니다.”
모든 것이 연결된 변화
팀 간 프로젝트가 실시간으로 연결되면서, 한 영역의 변화가 다른 영역에도 즉시 반영되고 맥락을 이해할 수 있게 되었습니다. 그 결과 지연은 줄어들고 혼선도 크게 감소했습니다.
“Planisware 도입은 마치 어두운 방에서 불을 켠 것과 같았습니다. 모든 것이 서로 연결되었고, 무엇이 어떻게 진행되고 있는지 실시간으로 명확하게 볼 수 있게 되었습니다.”
Planisware는 처음에는 일부 팀에서 시작되었지만, 효과가 빠르게 입증되면서 점차 다른 조직으로 확산되었습니다. 현재는 다음과 같은 다양한 기능 조직에서 활용되고 있습니다.
- 연구개발(R&D): 신약 개발 프로젝트 일정 관리 및 자원 운영 최적화
- 임상 운영: 임상시험 관리, 환자 데이터 관리, 규제 일정 준수
- 사업화: 신제품 출시 관리, 마케팅 실행, 판매 성과 관리
- 재무: 프로젝트 예산 관리, 비용 예측, 재무 분석 지원
앞으로의 방향
이 기업은 여기서 멈추지 않고, Planisware 활용을 더욱 확대해 나갈 계획입니다. 예측 분석과 AI 기능을 도입해 전략 수립 역량을 강화하고, 변화에 더욱 선제적으로 대응하려 하고 있습니다. 또한 더 많은 조직에 Planisware를 확산해 전사 운영을 한층 더 고도화할 예정입니다.
“Planisware가 단순히 프로젝트를 관리하는 것을 넘어, 문제가 발생하기 전에 이를 예측하고 대응 방법까지 제시하는 역할을 하게 될 것으로 기대합니다. 기술을 활용해 지속적으로 혁신을 이어가는 것이 우리의 목표입니다.”
