Ford TI는 Planisware Enterprise를 도입해 수천 개의 Excel 파일로 분산된 프로젝트 데이터를 하나로 통합하여 단일 데이터 기준을 구축했습니다. 이를 통해 프로젝트 정보 관리와 협업 효율을 크게 높였을 뿐만 아니라, 전체 포트폴리오를 기반으로 보다 정확하고 전략적인 의사결정이 가능해졌습니다.
하단 영상에선 Ford Motor Company의 Technology Integration Specialist인 Rick Amori가 Ford TI가 수천 개의 Excel 파일을 하나의 통합 데이터 기반으로 전환하고, 연구 및 혁신 프로젝트 전반을 한눈에 관리할 수 있게 되면서 의사결정 수준을 어떻게 끌어올렸는지 설명합니다.
How Ford TI went from thousands of Excel files to one source of truth with Planisware Enterprise
Transcript
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저는 Ford Motor Company에서 슈퍼바이저로 근무하고 있는 Rick Amori입니다. 제 주요 역할은 'Technology Integrator'라고 부르는 Planisware 애플리케이션을 관리하는 것입니다. 이 Technology Integrator 환경에서는 향후 자동차 및 트럭 생산에 적용될 수 있는 모든 연구 및 혁신 프로젝트를 관리하고 있습니다.
Ford TI는 왜 Planisware를 선택했는가?
Planisware를 선택한 것은 자연스러운 결정이었습니다. 이미 Ford에서는 차량 프로그램 관리와 인력 및 자원 관리 프로세스를 위해 Planisware를 활용하고 있었기 때문에, 기술 및 혁신 프로젝트 관리에도 이를 확장 적용하는 것이 합리적이었습니다.
Planisware 도입으로 얻은 효과
Planisware의 가장 큰 장점 중 하나는 프로젝트 설계 검토 과정에서 모든 관련 정보를 하나의 시스템에서 확인할 수 있다는 점입니다. 각 프로젝트의 진행 상태, 근거 자료, 작업 계획, 승인 내역까지 모두 Planisware 안에 통합되어 있어, 대규모 팀이 동시에 참여하는 리뷰도 훨씬 수월하게 진행할 수 있습니다.
과거에는 이 모든 정보를 Excel 파일로 관리했습니다. 하지만 어떤 파일이 최신 버전인지 확인하는 것 자체가 큰 과제였습니다. 누군가의 이메일에 있는 것인지, 개인 PC에 저장된 것인지, 아니면 공유 드라이브에 있는 것인지조차 불확실한 경우가 많았습니다. 이러한 환경에서는 설계 검토를 준비하는 것 자체가 쉽지 않았습니다. 하지만 Planisware와 같은 공통 플랫폼을 도입한 이후, 이러한 문제들은 사실상 사라졌습니다. 이전 시스템에서도 Excel과 SharePoint를 통해 프로젝트 상태를 어느 정도 관리할 수 있었기 때문에, 개별 프로젝트 수행 자체는 큰 문제가 없다고 느끼고 있었습니다. 그러나 전체 포트폴리오를 한눈에 보고 분석할 수 있는 수단이 부족했습니다. 우리가 올바른 프로젝트를 선택하고 있는지, 적절한 비율로 투자하고 있는지에 대한 판단이 어려웠습니다.
Planisware 도입 이후에는 이러한 한계를 극복할 수 있었습니다. 시각화 도구를 통해 모든 기술 개발 프로젝트를 글로벌 관점에서 한눈에 볼 수 있게 되었고, 어떤 영역에 강점이 있는지, 어디가 부족한지 파악할 수 있게 되었습니다. 또한 전략적 목표 달성을 위해 자원을 재배분해야 하는지도 데이터 기반으로 판단할 수 있게 되었습니다. 이는 기존 시스템에서는 거의 불가능했던 영역입니다.
Planisware에서 맞춤형 템플릿을 생성할 수 있는 기능은 다양한 유형의 업무에 맞는 Stage & Gate 프로세스를 구현하는 데 큰 도움이 됩니다. 기존에는 Excel 기반으로 관리했기 때문에, 구조화된 Stage & Gate 프로세스나 맞춤형 워크플로우를 유연하게 구성하는 것이 사실상 어려웠습니다. 하지만 이제는 Planisware의 템플릿 기능을 활용해 각 업무 특성에 맞는 고유한 Stage & Gate 프로세스를 설계할 수 있고, 사용자는 필요한 프로세스를 선택하기만 하면 이후 흐름은 시스템이 자동으로 지원합니다.
Planisware의 또 다른 강점은 프로젝트 템플릿을 글로벌 기준으로 일괄 업데이트할 수 있다는 점입니다. 예를 들어 기존 시스템에서는 Excel 파일에 정의된 Stage & Gate 프로세스에 새로운 산출물을 추가하거나 일부를 수정하려고 하면, 이미 여러 사람의 PC나 클라우드에 각기 다른 버전으로 분산되어 있는 파일들을 모두 업데이트하는 것이 사실상 불가능에 가까웠습니다. 반면 Planisware는 단일 프로젝트 버전을 기반으로 운영되기 때문에, 프로젝트 구조나 프로세스를 변경하면 그 내용이 즉시 반영되고 모든 사용자에게 동시에 공유됩니다. 이는 기존 방식과 비교했을 때 매우 큰 변화이자 장점입니다.
도입 당시에는 예상하지 못했던 변화도 있었습니다. Technology Integrator 플랫폼을 글로벌 조직 전반에서 활용하려는 사용자들이 빠르게 늘어났고, 기존에는 이 시스템을 사용하지 않던 다른 부서에서도 기술 관련 업무를 관리하기 위해 도입하려는 움직임이 나타났습니다. 그 결과, 해당 플랫폼은 제품 개발 조직을 넘어 Ford의 다양한 비즈니스 영역으로 확산되고 있습니다.
Excel에서 Planisware로의 마이그레이션
수많은 Excel 파일을 Planisware로 옮기는 과정에서 가장 큰 우려는 데이터 정합성이었습니다. 이를 해결하기 위해 Planisware 개발팀과 협력하여, 한 번의 클릭으로 여러 Excel 파일을 일괄 변환해 Planisware에 프로젝트로 생성할 수 있는 전용 도구를 개발했습니다. 이 과정을 충분히 테스트하고 검증한 이후에는, 매우 안정적이고 거의 문제 없이 데이터 이전이 이루어졌습니다. 동시에, 해당 업무를 수행하던 엔지니어와 연구원들을 대상으로 교육도 병행했습니다. 그 결과 사용자들은 새로운 시스템에서도 이전과 동일한 업무를 자연스럽게 이어갈 수 있었습니다.
전체 마이그레이션 기간은 약 3주가 소요되었습니다. 조직 단위로 순차적으로 데이터를 이전하는 방식을 택해, 한 번에 1,000개 이상의 프로젝트를 일괄 전환하는 대신 부서별로 나누어 단계적으로 진행했습니다. 각 부서의 데이터 이전이 완료되면 해당 팀에 공지하여, 이후부터는 Planisware를 통해 업무를 수행하도록 전환했습니다.
이처럼 체계적으로 마이그레이션을 진행한 덕분에 사용자 혼란을 최소화할 수 있었고, 내부 지원팀의 역할도 매우 컸습니다. 자사의 특수한 요구사항이나 변화하는 환경에 맞춰 다양한 커스터마이징이 필요했는데, Planisware 팀은 이러한 요구에 유연하게 대응하며 문제 해결을 함께 고민해주는 파트너로서 역할을 해주고 있습니다.
