Metalsa는 경·중 대형 트럭용 금속 프레임을 생산하는 자동차 부품 기업으로, 다양한 완성차 제조사와 협업하고 있습니다. 여타 1·2·3차 자동차 협력사와 마찬가지로 고객의 잦은 변경 요청에 대응해야 했으며, 내부에서 자체 개발한 구형 시스템과 수작업 보고서에 의존해 의사결정을 내려야 했습니다. 보다 신속하고 정확하게 대응하기 위해서는 실시간 정보 확보가 필수였고, 결국 프로젝트 관리 시스템을 전면 개선하기로 결정했습니다. 과거에는 오래되고 불완전하며 검증되지 않은 데이터를 기반으로 의사결정을 내리느라 많은 시간을 소비했지만, 이제는 실시간 알림 체계를 통해 문제가 커지기 전에 선제적으로 대응할 수 있게 되었습니다. Planisware 도입 이후에는 잠재 리스크를 조기에 인지하고 대응하는 체계가 구축되면서, 고객 대응 수준을 높이는 동시에 수익성도 효과적으로 보호하고 있습니다.
고객의 변화가 디지털 전환을 촉진하다
Metalsa는 고객 주문에 맞춰 차체 및 주요 자동차 부품을 생산하며, 이를 위해 생산 공장 구축부터 설비 도입, 생산 라인 구성까지 전 과정을 프로젝트로 관리합니다.이 과정에서는 일정, 생산 용량, 자원 배분 등 다양한 요소를 정밀하게 관리해야 합니다.
"이제는 문제를 찾는 데 집중하기보다, 문제를 사전에 방지하고 발생 즉시 해결하는 데 초점을 맞추고 있습니다. 이러한 변화가 경영진, 특히 CEO에게 깊은 인상을 주었습니다." - Iliana Martinez-Flores, Metalsa 프로젝트 시스템 코디네이터
프로젝트를 올바른 방향으로 추진하기 위해 Metalsa 경영진은 디지털 전환을 적극 지원했습니다. Metalsa의 Iliana Martinez-Flores의 의견은 다음과 같았습니다. “고객은 끊임없이 변경을 요구합니다. 우리의 수익성을 지키기 위해서는 이러한 변경이 가져오는 영향을 정확히 파악하고 관리할 수 있어야 합니다.”
기존 자체 시스템은 성능과 기능 측면에서 한계를 드러냈습니다. 데이터 처리 속도가 느리고, 실시간 분석과 알림 기능이 부족해 프로젝트 지연과 예산 초과 문제가 발생했으며, 이를 효과적으로 관리하기도 어려웠습니다. 특히 체계적인 이슈 에스컬레이션 프로세스가 부재해 중요한 순간에 신속한 의사결정이 어려웠습니다. 이러한 한계를 극복하기 위해, Metalsa는 2016년 프로젝트 관리 시스템 고도화를 본격 추진했습니다.
실시간 알림이 만들어낸 변화
Metalsa는 직관적인 사용성, 뛰어난 시각화 기능, 그리고 긍정적인 사용자 평가를 기준으로 Planisware Enterprise를 도입했습니다. 이를 통해 전체 프로젝트 파이프라인을 한눈에 파악하고, 중요한 이슈에 적절한 수준의 관리 역량을 집중할 수 있게 되었습니다. 또한 프로젝트 수행 과정에서 축적된 경험과 교훈을 체계적으로 관리함으로써, 지속적으로 프로세스와 운영 기준을 개선하고 있습니다. Martinez-Flores는 다음과 같이 말했습니다. “현재 우리는 매우 체계적인 거버넌스와 에스컬레이션 프로세스를 갖추고 있습니다. Planisware가 제공하는 실시간 데이터를 기반으로 재무 지표를 비롯한 주요 신호를 조기에 감지하고, 지속적인 개선을 이어갈 수 있었습니다.”
또한 Planisware는 전사 차원의 변경 관리 프로세스를 자동화하여, 경영진에서 현장 사용자까지 정보가 단계적으로 공유되도록 지원합니다. Metalsa는 고객 마일스톤 달성률과 예산 준수 여부 등 핵심 KPI를 중심으로 재무 지표를 관리하며, 이를 통해 고객 변경 요청에 보다 정교하게 대응하고 프로젝트 관리 체계를 한층 강화하고 있습니다.
더 빠르고 정교해진 의사결정
고도화된 에스컬레이션 프로세스는 리스크 발생 시 즉각적인 알림을 제공합니다. "리스크가 심각해지기 전에 적시에 의사결정을 내릴 수 있다는 점이 매우 중요합니다. 문제가 감지되는 즉시 경영진까지 빠르게 상황을 공유할 수 있습니다."
시스템은 다음과 같은 방식으로 작동합니다. 일정이나 예산이 약 5% 정도만 벗어나도 해당 정보를 담당 조직에 알림으로 전달하여 “현재 5% 수준의 오류가 발생했으니 주의를 기울여야 한다”는 신호를 줍니다. 만약 그 수준이 50%를 넘어가면 더 높은 관리 단계로 보고가 올라가며, 사실상 그 이전에 이미 해결되었어야 할 문제로 인식됩니다. 그리고 상황이 100% 수준까지 악화되면, 즉시 최고 경영진까지 보고가 이루어집니다. 이러한 가시성 덕분에 일정이나 예산이 5%만 초과되더라도 잠재적인 문제를 조기에 인지하고 충분한 시간을 두고 대응할 수 있습니다. 궁극적으로 Metalsa의 목표는 문제가 50% 이상 심각해지기 전에 사전에 발견하고 해결하는 데 있습니다.
강화된 거버넌스로 커뮤니케이션, 고객 중심성, 수익성 확보
Planisware 도입 이후 Metalsa는 불필요한 문제 탐색과 해결에 소요되는 시간을 줄이면서 프로젝트 행정 업무를 약 30% 절감했고, 그만큼 업무 효율과 전체 프로젝트 완료율도 함께 향상되었습니다. 이제는 문제가 발생한 뒤 대응하기보다, 사전에 이를 방지하고 발생 즉시 신속하게 해결하는 방식으로 운영이 전환되었습니다. Planisware를 통해 고객 요구사항과 내부 비즈니스 규칙에 맞춰 다양한 알림과 통보 조건을 유연하게 설정할 수 있게 되었고, 그 결과 경영진이 문제를 인지하기도 전에 이미 해결 방안을 마련해 보고할 수 있는 수준에 이르렀습니다. 즉, 문제가 발생한 이후가 아니라 발생하기 전에 차단하는 체계가 구축된 것입니다.
과거 Metalsa의 PPM 시스템은 속도가 느리고 실시간 데이터 및 알림을 효과적으로 처리하는 데 한계가 있었습니다. 프로젝트 특성상 일정 지연이나 비용 초과가 발생하면, 문제의 원인과 해결 방안을 찾는 데 많은 시간이 소요되었고, “왜 일정이 늦어졌는가, 왜 예산이 초과되었는가, 어떻게 해결할 것인가”와 같은 질문이 반복되었습니다. 하지만 지금은 상황이 크게 달라졌습니다.
“이제는 전반적으로 훨씬 더 원활하게 운영되고 있습니다. 문제가 발생했을 때 단순히 보고하는 것이 아니라, 이미 해결책을 마련한 상태에서 경영진에게 공유할 수 있습니다. 문제가 있다는 사실을 알리기 전에 선제적으로 대응할 수 있다는 점은 매우 큰 변화라고 생각합니다.” - Iliana Martinez-Flores, Metalsa 프로젝트 시스템 코디네이터
“이전에는 문제의 원인을 찾거나, 증상을 유발하는 근본적인 문제를 파악하는 데 막대한 시간을 쏟아야 했습니다. 하지만 지금은 훨씬 신뢰할 수 있는 데이터를 기반으로 문제를 사전에 예방하고 있습니다. 에스컬레이션 프로세스를 통해 이슈가 발생하는 즉시 알림을 받기 때문에, 더 이상 문제를 ‘찾아서 해결하는’ 방식이 아니라 ‘발생 자체를 막고, 발생하더라도 즉시 대응하는’ 방식으로 바뀌었습니다. 이런 변화가 CEO를 포함한 경영진에게도 강한 인상을 주었습니다.”
마지막으로 Martinez-Flores는 다음과 같이 말했습니다. “탄탄한 거버넌스와 에스컬레이션 체계를 갖추는 것이 매우 중요하다고 생각합니다. 현재는 사용자들의 시스템 활용도와 프로세스 준수 수준도 크게 향상되었습니다. 무엇보다 이 모든 과정이 자동화되어 있다는 점이 큰 장점입니다. 리스크의 심각도—예를 들어 일정 또는 재무 영향—에 따라 고위험, 중간 위험, 낮은 위험으로 분류되고, 이에 맞춰 적절한 사람들에게 알림과 통보가 전달됩니다. Planisware를 통해 얻은 가장 큰 가치 중 하나가 바로 이 부분입니다.”
