Novo Nordisk는 Planisware를 도입해 복잡한 프로젝트 환경을 통합 관리 체계로 전환하고, 사용자 중심의 변화 관리와 단계적 도입을 통해 성공적으로 안착시켰습니다. 이를 통해 프로젝트 재계획 효율과 자원 관리가 크게 개선되었으며, 전사 차원의 협업과 의사결정 수준도 함께 향상되었습니다.
글로벌 헬스케어 기업 Novo Nordisk는 당뇨병, 비만 등 만성질환 치료를 위한 다양한 프로젝트를 동시에 추진하고 있습니다. 이러한 프로젝트의 성공적인 수행을 위해 프로젝트 포트폴리오 관리(PPM) 솔루션 도입이 필요하다고 판단했으며, 이는 프로젝트 관리 방식 전반을 바꾸는 중요한 전환점이 되었습니다. 이 과정은 성공적인 PPM 도입을 위해 변화 관리와 사용자 적응이 얼마나 중요한지를 잘 보여줍니다.
성장과 함께 복잡해진 프로젝트 관리
Novo Nordisk는 지난 100여 년간 혁신적인 의약품 개발을 통해 빠르게 성장해왔습니다. 하지만 조직이 성장할수록 프로젝트 일정 관리, 자원 배분, 포트폴리오 관리의 복잡도도 함께 증가했습니다. 특히 Excel과 MS Project 등 여러 도구를 혼합해 사용하던 환경에서는 이를 효율적으로 관리하는 데 한계가 있었습니다. Novo Nordisk의 Product Owner인 Umair Khiljee는 다음과 같이 설명했습니다.
“조직이 확장되면서 프로젝트 일정과 자원 관리는 점점 더 복잡해졌습니다. 우리는 프로젝트 일정, 자원 배분, 포트폴리오 현황을 하나의 공간에서 통합적으로 관리할 수 있는 단일 계획 도구가 필요했습니다. 이러한 필요성에 따라 Planisware를 선택하게 되었고, 2019년부터 2020년 사이에 도입을 시작했습니다.”
2019년을 기점으로 Novo Nordisk는 Planisware 도입을 시작했으며, 먼저 의약품 개발을 담당하는 CMC(Chemistry, Manufacturing, and Controls) 부서에 적용했습니다. 목표는 여러 부서의 데이터를 통합하고 프로젝트 관리 프로세스를 단순화하는 것이었습니다.
도입과 사용자 정착의 과제
전 세계 68,000명의 직원이 근무하는 조직에 PPM 시스템을 도입하는 것은 상당한 시간과 비용, 그리고 정교한 계획이 필요한 작업이었습니다. 특히 가장 큰 과제 중 하나는 업무 부담이 이미 큰 전문가 조직(SME)으로부터 참여와 협조를 이끌어내는 것이었습니다.
“이미 바쁜 팀들로부터 시스템 도입에 대한 공감대를 얻는 것이 쉽지 않았습니다.”라고 Khiljee는 설명했습니다.
Novo Nordisk는 Planisware를 단계적으로 도입했습니다. CMC 부서를 시작으로, 이후 제품 생애주기 관리(Life Cycle Management) 영역까지 확대하여 프로젝트 전 과정이 시스템 안에서 관리되도록 했습니다. 하지만 가장 큰 도전 과제는 기술적인 구현이 아니라 사용자 적응이었습니다. 초기에는 일부 조직에서 저항이 나타났고, 특히 상위에서 일방적으로 도입이 추진된 경우 반발이 더 컸습니다.
예를 들어 Project Office X라고 부르는 조직에서는 Top-down 방식으로 접근했을 때 상당한 저항이 있었습니다. 팀 리더와 프로젝트 책임자들은 새로운 시스템의 가치를 쉽게 이해하지 못했습니다.
반면, 초기 단계부터 사용자 참여를 유도한 조직에서는 훨씬 원활한 도입이 이루어졌습니다.
Project Office Y라고 할 수 있는 또 다른 조직에서는 초기 단계부터 최종 사용자들을 참여시켰고, 그 덕분에 전환이 훨씬 수월하게 이루어졌습니다. 이러한 Bottom-up 방식은 사용자들이 새로운 시스템에 대한 주인의식을 갖도록 했고, 일상 업무에 어떤 도움이 되는지를 자연스럽게 이해할 수 있게 했습니다.
이 경험을 통해 얻은 가장 중요한 교훈은 명확했습니다. 사용자들을 도입 초기 단계부터 참여시키는 것이 성공적인 정착을 위한 핵심이라는 점입니다. 새로운 시스템이 자신의 업무에 어떤 긍정적인 변화를 가져오는지 직접 체감할 수 있을 때, 팀은 자연스럽게 이를 수용하게 됩니다.
변화 관리 접근 방식
효과적인 변화 관리를 위해 Novo Nordisk는 시스템의 장점을 사용자 관점에서 설명하는 데 집중했습니다. “각 조직의 업무에 어떤 도움을 줄 수 있는지 구체적으로 보여준 경우, 사용자 참여도가 훨씬 높아졌습니다.”
또한 명확한 거버넌스 체계를 구축해 역할과 책임을 정의하고, 실제 업무 방식에 맞게 시스템을 정렬했습니다. 정기적인 교육과 지속적인 지원도 사용자 적응을 높이는 데 중요한 역할을 했습니다.
"정기적인 교육 세션과 지속적인 지원에 중점을 두었고, 이를 통해 사용자들이 시스템의 가치를 점차 이해할 수 있었습니다."
조직별 성숙도 차이에 대한 대응
대규모 시스템을 도입할 때 부서 간 성숙도 수준에 차이가 존재하는 것은 자연스러운 일이며, 이러한 차이는 각 팀이 새로운 시스템에 적응하는 방식에도 영향을 미쳤습니다. 성숙도가 낮은 조직의 경우에는 이에 맞춘 맞춤형 접근이 필요했습니다.
"향후 Novo Nordisk는 차기 릴리스에서 multi-level planning과 같은 기능을 도입할 계획입니다. 이 기능은 현재 검토 중이며, 2025년 여름 이후 적용을 목표로 하고 있습니다. 이를 통해 팀 리더와 프로젝트 책임자에게 시스템의 활용도를 더욱 높이는 것이 목적입니다"
또한 Novo Nordisk는 제품 로드맵 기능을 도입해 조직 전체가 공유할 수 있는 단일 데이터 기준을 마련했습니다. 이를 통해 각 팀이 회사의 전체 전략과 자신의 업무를 보다 명확하게 연결할 수 있게 되었고, 시스템 도입의 중요성에 대한 인식도 한층 강화되었습니다.
Planisware 도입 효과
Planisware는 어떤 효과를 가져왔을까요? Planisware 도입 이후 Novo Nordisk는 프로젝트 관리 전반에서 눈에 띄는 변화를 경험했습니다. 특히 가장 두드러진 성과 중 하나는 프로젝트 재계획의 효율성이 크게 향상되었다는 점입니다. Khiljee는 “Planisware 도입 이전에는 프로젝트를 재계획하려면 20~30명이 참여해 최대 10번의 회의를 진행해야 했습니다. 그러나 지금은 모든 계획을 하나의 화면에서 확인하며 단 한 번의 회의로도 충분히 재계획을 완료할 수 있습니다.”라고 설명합니다.
또한 실시간 인사이트를 제공하고 자원 배분을 효율적으로 지원하는 기능 역시 회사에 즉각적인 영향을 미쳤습니다. 현재 1,350명의 사용자가 150개 이상의 프로젝트와 400개 이상의 임상시험을 관리하고 있으며, Planisware는 Novo Nordisk 운영에 있어 핵심적인 시스템으로 자리 잡았습니다. 이와 같은 전환을 고려하는 조직을 위해 Khiljee는 다음과 같이 조언했습니.
“시스템 구현 과정에서 기술적인 요소만큼이나 사용자 적응과 변화 관리에 우선순위를 두어야 합니다. 초기 단계부터 사용자를 참여시키고, 그들의 업무 방식을 충분히 이해하며, 변화 과정에 함께 참여하도록 해야 합니다.”
또한 유연성 역시 중요한 요소입니다. 조직이 변화함에 따라 시스템 역시 새로운 요구사항과 환경에 맞춰 계속 진화할 수 있어야 합니다. Khiljee는 조직 전반의 정렬을 위해 탄탄한 거버넌스와 명확한 커뮤니케이션이 필수적이라는 점도 강조합니다.
Novo Nordisk의 Planisware 도입 여정은 프로젝트 관리 체계를 확장하는 과정에서 많은 조직에 시사점을 제공합니다. 사용자 중심의 접근, 업무 프로세스와의 정렬, 그리고 효과적인 변화 관리를 통해 Novo Nordisk는 PPM 체계를 성공적으로 고도화하며 지속적인 성장을 이어가고 있습니다.
