Schwarz Group은 Planisware를 도입해 사업부별로 분산되어 있던 프로젝트 관리 체계를 하나로 통합하고, 전사 차원의 협업과 거버넌스를 강화했습니다. 단계적 도입과 자동화, 시스템 연계를 통해 복잡한 조직 구조를 효과적으로 관리하면서도 각 사업부의 유연성을 유지했으며, 이를 통해 전사 프로젝트 관리의 일관성과 효율성을 동시에 확보했습니다.
세계 최대 리테일 그룹 중 하나인 Schwarz Group은 전사 차원의 통합 프로젝트 관리 체계가 필요하다는 점을 인식했을 당시, 그 여정이 쉽지 않을 것임을 잘 알고 있었습니다. Lidl, Kaufland, Schwarz Produktion, PreZero 등 다양한 사업부를 운영하는 만큼, 서로 다른 조직을 하나의 체계로 연결할 수 있는 솔루션이 필요했습니다. Schwarz Group의 IT Business Consultant인 Inna Wallbaum과 Planisware의 Project Director Ronny Wolf과의 인터뷰를 통해 이러한 과제를 어떻게 해결했는지 알아보겠습니다.
다양한 사업 구조가 만든 복잡성
Schwarz Group은 Lidl과 Kaufland 같은 유통 브랜드로 널리 알려져 있지만, 식품 유통을 넘어 생산부터 재활용까지 제품 생애주기 전반을 아우르는 사업 구조를 갖추고 있습니다. Inna는 “Schwarz는 생산, 유통, 재활용까지 전체 가치 사슬을 포괄하는 몇 안 되는 기업 중 하나”라고 설명했습니다. 32개국에서 57만 명 이상의 임직원이 근무하고 있으며, 연간 72억 명 이상의 고객에게 서비스를 제공하는 초대형 조직입니다. 이처럼 다양한 사업과 조직 구조는 프로젝트 관리 측면에서도 큰 도전 과제를 안겨주었습니다. 각 사업부가 서로 다른 도구와 프로세스를 사용하고 있었기 때문에 조직 간 협업이 매우 어려운 상황이었습니다. 이에 따라 Schwarz Group은 각 사업부의 특성을 살리면서도 전체적으로 표준화할 수 있는 단일 플랫폼이 필요했습니다. 이 과정에서 Planisware가 도입되었습니다.
통합 프로젝트 관리의 필요성
2021년 이전까지 Schwarz Group의 각 사업부는 사실상 독립적으로 운영되고 있었습니다. 이러한 자율성은 빠른 의사결정에는 도움이 되었지만, 사업부 간 협업에는 큰 장애물이었습니다. Inna는 “이번 프로젝트의 목적은 전사 차원의 프로젝트 관리 거버넌스를 체계화하는 것이었습니다. 사업부 간 프로젝트를 효과적으로 관리하려면 통합된 도구가 반드시 필요했습니다.”라고 설명했습니다.
여러 PPM 솔루션을 검토한 끝에 Schwarz Group은 Planisware를 선택했으며, 2021년 중반에 도입을 결정하고 2022년 3월부터 구축을 시작했습니다.
“단순히 예산이나 자원 관리 기능만을 위한 도구를 찾은 것이 아니었습니다. 프로젝트 전 생애주기를 아우를 수 있는 end-to-end 솔루션이 필요했습니다.”
Schwarz Group은 다른 기업과 달리 속도보다 정착과 실효성을 중시하는 접근 방식을 선택했습니다. “우리는 빠르게 도입하는 것보다 변화가 조직에 제대로 자리 잡는 것을 더 중요하게 생각합니다. 그래서 사용자 도입도 단계적으로 진행하고 있습니다.” 현재 3개 사업부에서 Planisware를 사용하고 있으며, 이미 1,500명의 사용자가 시스템을 활용하고 있습니다. 향후 사용자 수는 계속 확대될 예정입니다. 단계적 도입 방식은 품질을 우선시하는 데에도 도움이 되었습니다. 사용자 피드백을 지속적으로 수집해 시스템을 개선하고, 증가하는 요구사항을 우선순위에 따라 반영하고 있습니다.
자동화와 통합으로 복잡성 해결
이번 프로젝트에서 가장 복잡한 과제 중 하나는 글로벌 조직 구조에 맞는 권한 관리 체계를 구축하는 것이었습니다. Ronny는 “32개국, 각 사업부별 30개의 조직 역할과 더불어 프로젝트별 역할까지 포함해 접근 권한을 설계해야 했습니다.”라고 설명했습니다. 또한 Planisware를 기존 시스템과 연동하는 작업도 중요했습니다. Inna는 “SharePoint, MS Teams, IAM 시스템 등 6개의 외부 시스템과 10개 이상의 인터페이스를 구축했습니다. 이러한 자동화 덕분에 사용자 정보와 권한을 효율적으로 관리할 수 있게 되었습니다.”라고 설명했으며, 특히 SharePoint와의 연동을 통해 프로젝트 생성 시 자동으로 폴더가 만들어지고, 사전에 정의된 구조가 적용되며, 사용자 역할에 따라 접근 권한이 자동 설정됩니다. “이 기능 덕분에 수작업이 크게 줄어들었고, 데이터 보안도 안정적으로 유지할 수 있게 되었습니다.”라고 덧붙였습니다.
대규모 시스템 도입에서 가장 중요한 요소 중 하나는 사용자 정착입니다. Schwarz Group 역시 이를 위해 체계적인 교육과 준비를 진행했습니다.
“‘Train the Trainer’ 방식을 활용했습니다. 각 사업부의 핵심 사용자를 먼저 교육한 뒤, 이들이 내부 사용자 교육을 담당하도록 했습니다.”
또한 사용자 유형별로 맞춤형 교육을 제공하고, 설문조사와 워크숍을 통해 지속적으로 피드백을 수집하며 시스템을 개선해 나갔습니다.
파트너십이 만든 성공
Inna는 프로젝트 성공의 핵심 요인으로 Planisware와의 협력 관계를 꼽았습니다.
“어려움도 있었지만 Ronny와 그의 팀은 언제나 신뢰할 수 있는 파트너였습니다. 고객 중심적으로 접근하며 문제를 함께 해결해 주었습니다.”
Ronny 역시 초기 단계에서의 철저한 계획 수립이 중요했다고 강조했습니다.
“자동화가 핵심이 될 것이라는 점을 알고 있었기 때문에, 초기 단계에서 충분한 시간을 들여 구조를 설계했습니다. 그 결과 프로젝트 생성부터 데이터 관리까지 가능한 영역은 모두 자동화된 시스템을 구현할 수 있었습니다.”
향후 계획
시스템이 안정적으로 운영되기 시작한 이후, Schwarz Group은 보고 체계를 강화하고 추가 기능을 도입하는 데 주력하고 있습니다. 특히 다양한 이해관계자가 데이터를 보다 쉽게 활용할 수 있도록 개선하는 것이 주요 목표입니다. 또한 모바일 앱을 활용해 근무 시간 입력이나 승인과 같은 업무를 간소화하는 방안도 검토 중이며, 다음 시스템 업그레이드 이후 도입을 계획하고 있습니다.
Inna는 다른 프로젝트 매니저들에게 두 가지 조언을 남겼습니다. 첫째, 가능한 한 모든 것을 자동화해야 합니다. 자동화는 수작업을 줄이고 정확도를 높이며 시스템 안정성을 강화합니다. 둘째, 표준화와 유연성 사이의 균형을 유지해야 합니다. 각 사업부의 요구가 다른 만큼, 전체 프로세스를 통일하면서도 사업부별 특성을 반영할 수 있어야 한다는 것입니다.
Schwarz Group의 사례는 대규모 조직에서 통합 프로젝트 관리 체계를 구축하기 위해 협업, 자동화, 단계적 도입이 얼마나 중요한지를 보여줍니다. Inna는 “우리는 많은 변화를 이뤄냈지만, 이제 시작에 불과합니다. Planisware를 통해 조직 간 장벽을 허물고, 앞으로 더 큰 성과를 만들어갈 기반을 마련했습니다.”라고 말하며 인터뷰를 마무리했습니다.
